Wie eine automatisierte Kundenumfrage Zeit und Geld spart

In vielen Unternehmen gibt es Prozesse, die auf den ersten Blick klein und unscheinbar wirken, aber in der Summe erhebliche Ressourcen binden.

Ein gutes Beispiel dafür ist die Kundenumfrage – ein Prozess, der oft mit viel Papierkram, manuellem Aufwand und hohen Kosten verbunden ist. Genau so erging es einem unserer Kunden, der jährlich über 1.500 Kundenfragen ausgedruckt, frankiert, verschickt und anschliessend manuell ausgewertet hat. Ein extrem zeitintensiver und kostspieliger Vorgang.

Die Herausforderung: Ein ineffizienter, manueller Prozess

Vor der Automatisierung lief die Kundenumfrage folgendermassen ab:

Fragebögen drucken, adressieren und versenden: Ein enormer Kosten- und Zeitfaktor.
Manuelle Rücklaufbearbeitung: Eingegangene Antworten mussten erfasst, sortiert und ausgewertet werden.
Reaktion auf negative Bewertungen: Beschwerden wurden erst spät erkannt und oft nicht konsequent nachverfolgt.
Zuständigkeiten klären: Unklare Wege führten dazu, dass Feedback nicht immer bei den richtigen Verantwortlichen landete.

Die Folge: Langsame Reaktionszeiten, hoher Arbeitsaufwand und fehlende Transparenz. Es war klar, dass hier dringend eine digitale Lösung nötig war.

Die Lösung: Automatisierung mit Microsoft Forms, Power Automate und Microsoft Lists

Wir von Digital Airways haben gemeinsam mit unserem Kunden eine vollständig digitale und automatisierte Kundenumfrage entwickelt. Hierbei kamen Microsoft Forms, Power Automate und Microsoft Lists zum Einsatz.

Schritt 1: Digitale Erfassung der Kundenbewertungen

Anstelle von Papierfragebögen nutzt unser Kunde nun Microsoft Forms. Kunden erhalten den Umfragelink per E-Mail und können die Fragen bequem online beantworten. Kein Papier, keine Postgebühren, keine manuelle Erfassung mehr.

Schritt 2: Automatische Workflows für eine effiziente Verarbeitung

Mit Power Automate haben wir smarte Regeln definiert, die den gesamten Prozess automatisieren:

Sofortige Massnahmen bei schlechten Bewertungen: Falls eine Bewertung unter einem definierten Schwellenwert liegt, wird automatisch eine Massnahme in Microsoft Lists erstellt. Dort werden alle relevanten Daten (Kundenname, Beschwerde, Bewertung) erfasst und eine Nachverfolgung sichergestellt.
Direkte Weiterleitung an die richtigen Verantwortlichen: Über Dropdown-Felder in Forms wählt der Kunde aus, welchen Service er in Anspruch genommen hat. Die Antwort wird automatisch dem jeweiligen Fachbereich zugewiesen und die zuständigen Personen erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung.

Schritt 3: Automatische Auswertung und gezielte Optimierung

Dank der Automatisierung müssen keine Umfrageergebnisse mehr manuell ausgewertet werden. Alles läuft automatisch, und die Verantwortlichen sehen auf einen Blick, wo es Probleme gibt und welche Massnahmen ergriffen werden müssen.

Das Ergebnis: Enorme Einsparungen bei Zeit und Kosten

Durch die digitale Kundenumfrage konnte unser Kunde:

✅ Über 80 % des bisherigen Zeitaufwands einsparen

✅ Manuelle Fehlerquellen eliminieren

✅ Kundenzufriedenheit durch schnellere Reaktionen erhöhen

✅ Beträchtliche Kosten für Druck, Versand und manuelle Bearbeitung reduzieren

Fazit: Kleine Veränderungen, grosse Wirkung

Dieses Praxisbeispiel zeigt, dass selbst scheinbar kleine Prozesse enormes Optimierungspotenzial bieten. Mit der richtigen Digitalisierungslösung lassen sich Zeit, Geld und Ressourcen sparen – und gleichzeitig die Qualität des Kundenservices verbessern.

Möchten Sie wissen, wie auch Ihr Unternehmen von solchen Automatisierungen profitieren kann? Kontaktieren Sie uns noch heute!

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