Microsoft Copilot bei Swissmem: So wird eine KI-Einführung für 120 Mitarbeitende messbar

Swissmem ist die Stimme von 1500 Schweizer Industrieunternehmen. Wenn ein solcher Verband Microsoft Copilot für rund 120 Mitarbeitende einführt, darf das keine Alibi-Schulung sein. Die Investition muss sich nachweisbar lohnen. Genau so haben wir das Projekt aufgesetzt, und in diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie.

Was ist Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot ist der KI-Assistent von Microsoft 365. Er arbeitet direkt in den Programmen, die Ihre Mitarbeitenden ohnehin täglich nutzen, Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Das Entscheidende dabei, Copilot greift auf die Daten Ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung zu, also auf Ihre Dokumente, E-Mails und Sitzungen, und respektiert dabei die bestehenden Zugriffsberechtigungen. Mitarbeitende sehen über Copilot nur, was sie auch sonst sehen dürfen. Laut Microsoft werden Firmeninhalte und Eingaben zudem nicht zum Training der KI-Modelle verwendet.

Welchen Mehrwert bringt Copilot Ihrem Unternehmen?

Der Nutzen entsteht bei den wiederkehrenden Aufgaben, die in jedem Unternehmen Zeit fressen. Ein paar Beispiele.

• Sitzungen. Copilot fasst Teams-Besprechungen zusammen und hält Aufgaben fest, auch für Personen, die nicht dabei waren.
• Dokumente und E-Mails. Erste Entwürfe für Berichte, Konzepte und Antworten entstehen in Minuten statt Stunden und werden dann vom Menschen verfeinert.
• Auswertungen. Copilot analysiert Excel-Daten auf Zuruf, ohne dass jemand Formeln beherrschen muss.
• Wissen finden. Statt in Ablagen zu suchen, fragen Mitarbeitende Copilot und erhalten Antworten aus den eigenen Firmendokumenten.

Die ehrliche Kehrseite, dieser Mehrwert entsteht nicht durch das Freischalten der Lizenzen. Eine Copilot-Lizenz kostet pro Person und Monat, der Gegenwert entsteht erst, wenn die Person das Werkzeug in ihren eigenen Aufgaben wirksam einsetzt. Genau deshalb entscheidet die Einführung darüber, ob sich die Investition lohnt. Wer nur Lizenzen verteilt und ein Standard-Webinar zeigt, bezahlt für ein Werkzeug, das kaum jemand nutzt.

Wie eine Copilot-Einführung den Mehrwert sichtbar macht

Bei Swissmem haben wir die Einführung so aufgebaut, dass der Nutzen nicht behauptet, sondern gemessen wird. Vier Schritte.

Schritt 1. Readiness-Check vor der ersten Schulung

Bevor bei Swissmem eine einzige Schulungsminute stattfand, haben wir den Stand der Organisation gemessen. Wissensstand, bisherige Erfahrung mit KI-Werkzeugen und vorhandene Use Cases pro Fachbereich. Dafür haben wir eine eigene Lernplattform entwickelt, über welche die Mitarbeitenden den Check durchlaufen.

Das Resultat ist eine ehrliche Ausgangslage statt einer Vermutung. Und es ist die Basis, um den Erfolg später überhaupt messen zu können.

Schritt 2. Use Cases aus dem Fachbereich statt Standard-Beispiele

Ein Copilot-Beispiel aus dem Marketing hilft der Buchhaltung wenig. Deshalb arbeiten wir mit fachbereichsspezifischen Use Cases. Jeder Bereich lernt Copilot an den Aufgaben kennen, die er täglich erledigt.

Schritt 3. Workshops mit 70 Prozent Hands-on

Unsere Workshops folgen der Formel 70 Prozent Hands-on, 30 Prozent Input. Die Mitarbeitenden arbeiten den Grossteil der Zeit selbst mit Copilot an ihren eigenen Beispielen, statt Folien anzuschauen. So entsteht Können statt blossem Wissen.

Schritt 4. Erfolg messen und interne Champions aufbauen

Nach einer Praxisphase folgt der Check ein zweites Mal. Der Vergleich mit der Ausgangsmessung zeigt schwarz auf weiss, wie gross der Lernzuwachs ist, und zwar pro Fachbereich. Das Unternehmen sieht damit nicht nur, dass geschult wurde, sondern was die Schulung gebracht hat, dokumentiert als Schulungsnachweis. Zum Abschluss präsentieren die Fachbereiche ihre Resultate gegenseitig. Das schafft interne Champions, die das Thema im Haus weitertragen, lange nachdem das Projekt abgeschlossen ist.

Warum dieser Aufwand?

Weil eine KI-Einführung eine Investition ist und sich nachweisbar lohnen muss. Ohne Messung vorher und nachher bleibt jede Aussage über den Nutzen eine Behauptung. Mit Messung wird sie ein Ergebnis.

Die Zusammenarbeit mit Swissmem läuft im Rahmen unserer Partnerschaft mit der Initiative Next Industries.

Häufige Fragen zur Copilot-Einführung

Wie lange dauert eine Copilot-Einführung? Das hängt von der Grösse der Organisation und der Zahl der Fachbereiche ab. Der Ablauf bleibt gleich, Readiness-Check, fachbereichsspezifische Workshops, Praxisphase, zweite Messung.

Braucht es vor der Schulung eine technische Vorbereitung? Ja. Copilot arbeitet mit den Daten Ihrer Microsoft-365-Umgebung. Berechtigungen und Datenablage sollten vor dem Rollout geprüft werden. Mehr dazu auf unserer Seite zu Microsoft 365.

Für wen lohnt sich Copilot? Für Organisationen, die täglich mit Microsoft 365 arbeiten und wiederkehrende Text-, Auswertungs- und Rechercheaufgaben haben. Wo Sie konkret starten sollten, klären wir gerne in einem Gespräch.

Sie planen eine Copilot-Einführung und wollen mehr als eine Alibi-Schulung? Hier erfahren Sie, wie wir Copilot einführen oder buchen Sie direkt ein unverbindliches Erstgespräch.