Beleg hochladen
Mitarbeitende laden den Beleg als Foto oder PDF hoch und erfassen Betrag und Zweck. Ab welchem Betrag ein Beleg nötig ist, legt Ihr Reglement fest.
Spesenabrechnung digital, mit Beleg erfassen und freigeben
Mitarbeitende laden den Beleg hoch, die Teamleitung gibt frei, und auf Wunsch prüft HR in einer zweiten Stufe. Kein Papier, keine Mailkette, und die Beträge stimmen auf den Rappen.
30 Minuten, kostenlos, an Ihren eigenen Abläufen
Kurz erklärt
Wie lässt sich die Spesenabrechnung im KMU digital abwickeln?
Der Arbeitgeber muss die Auslagen ersetzen, die bei der Arbeit notwendig entstehen (Art. 327a OR). Digital heisst, Mitarbeitende erfassen die Spesen mit Beleg, die Freigabe läuft über einen festen Weg, und jeder Schritt ist protokolliert. In CrewDeck von Digital Airways gibt die Teamleitung frei, auf Wunsch folgt HR als zweite Stufe, und die Beträge werden in Rappen geführt, damit nichts verrundet.
| Produkt | CrewDeck, Zeiterfassung und HR-Software |
|---|---|
| Anbieter | Digital Airways GmbH, Basel |
| Recht | Grenzwerte aus ArG und ArGV mit Gesetzesreferenz, Feiertage aller 26 Kantone |
| Umfang | Zeiterfassung, Abwesenheiten, Spesen, Lohnübersicht, Rekrutierung, Organigramm |
| Betrieb | Web-App im Browser, keine Installation |
| Hosting | Microsoft Azure Schweiz |
| KI | auf Klick, über Azure AI, entscheidet nie selbst, keine Modelltrainings mit Kundendaten |
| Anmeldung | Microsoft Entra ID, Google Workspace oder E-Mail, Zwei-Faktor als Pflicht einstellbar |
| Datenschutz | Auskunft nach Art. 25 DSG als Export, geprüftes Änderungsprotokoll, keine Verhaltensüberwachung |
| Nicht enthalten | Lohnlauf und Schichtplanung. Arbeitszeiten als CSV und PDF exportierbar |
Fachlich geprüft von Dario Tomas, CEO von Digital Airways, früher Qualitätsmanager für ISO 9001 und 14001. Digital Airways ist nach ISO 9001:2015 zertifiziert. Stand .
Warum Spesen heute aufhalten
- Quittungen gehen verloren oder kommen Wochen später
- Spesen laufen über Mail, Papier und Nachfragen
- Wer was freigegeben hat, lässt sich später nicht mehr zeigen
- Belege fehlen, weil niemand weiss, ab welchem Betrag einer nötig ist
CrewDeck
So läuft die Spesenabrechnung in CrewDeck
Freigabe ein- oder zweistufig
Die Teamleitung gibt frei, das ist der Standard. Auf Wunsch prüft HR in einer zweiten Stufe. Ohne Excel und ohne Mailkette.
Beträge auf den Rappen
Beträge werden in Rappen geführt, damit keine Rundungsfehler entstehen.
Nachvollziehbar protokolliert
Jede Freigabe und jede Änderung steht im Änderungsprotokoll, mit Name und Zeitpunkt.
Im selben System wie Zeit und Ferien
Spesen liegen neben Arbeitszeit, Abwesenheiten und Personaldossier, mit denselben Rollen und demselben Organigramm.
Vom Beleg zur freigegebenen Spese
- 1
Erfassen
Beleg hochladen, Betrag und Zweck eintragen.
- 2
Freigeben
Die Teamleitung gibt frei.
- 3
Prüfen
Auf Wunsch prüft HR als zweite Stufe.
- 4
Nachvollziehen
Jede Freigabe steht mit Name und Zeitpunkt im Protokoll.
Was sich für Sie ändert
- Kein Beleg geht mehr verloren
- Spesen laufen über einen Weg statt über Mail, Papier und Nachfragen
- Jede Freigabe ist mit Name und Zeitpunkt belegt
- Spesen, Arbeitszeit und Abwesenheiten liegen im selben System
Informationsblatt zu CrewDeck herunterladen
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Häufige Fragen
Muss der Arbeitgeber Spesen ersetzen?
Ja. Nach Art. 327a OR ersetzt der Arbeitgeber alle Auslagen, die durch die Arbeit notwendig entstehen. Wie das im Einzelnen geschieht, regelt meist ein Spesenreglement. CrewDeck bildet den Ablauf ab und ersetzt keine arbeitsrechtliche Beratung, die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
Wer gibt die Spesen frei?
Standardmässig die Teamleitung, die sich aus dem Organigramm ergibt. Auf Wunsch prüft HR in einer zweiten Stufe.
Zahlt CrewDeck die Spesen aus?
Nein. CrewDeck führt keinen Lohnlauf und keine Zahlungen aus, und eine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung, etwa zu bexio oder Abacus, gibt es nicht. Die Auszahlung der freigegebenen Spesen läuft über Ihre Lohnbuchhaltung.
Gibt es eine Spesen-App fürs Handy?
CrewDeck läuft im Browser, auch auf dem Handy, ohne Installation. Den Beleg laden Sie als Foto oder PDF hoch. Eine App aus dem Store gibt es nicht.
Spesen ohne Zettelwirtschaft.
Wir zeigen Ihnen in 30 Minuten, wie Beleg, Freigabe und Protokoll in CrewDeck zusammenspielen.
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