Versionierung und Gültigkeit
Jedes Dokument trägt seine Version und seine Gültigkeit. Gültig ist die freigegebene Fassung, frühere Versionen bleiben nachvollziehbar.
Dokumentenlenkung nach ISO 9001, mit Versionierung und Vieraugen-Freigabe
Jedes QM-Dokument hat in QuKI eine Version, eine Gültigkeit, einen Prüftermin und eine Freigabe durch eine zweite Person. Im Audit zeigen Sie die vollständige Kette statt einer Sammlung von Dateien.
30 Minuten, kostenlos, an Ihren eigenen Abläufen
Kurz erklärt
Was ist Dokumentenlenkung nach ISO 9001?
Dokumentenlenkung heisst, dass die Dokumente eines QM-Systems geprüft, freigegeben und versioniert sind, dort verfügbar sind, wo sie gebraucht werden, und dass niemand mit veralteten Fassungen arbeitet. Die ISO 9001:2015 regelt das in Kapitel 7.5 unter dem Begriff dokumentierte Information. Gelenkt wird, was die Norm verlangt und was Sie selbst als notwendig für die Wirksamkeit Ihres Systems bestimmen, etwa Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Formulare. In QuKI erhält jedes Dokument Version, Gültigkeit, Prüftermin und eine Freigabe im Vieraugenprinzip.
| Produkt | QuKI, QM-Software mit KI |
|---|---|
| Anbieter | Digital Airways GmbH, Basel |
| Normen | jede Norm, etwa ISO 9001, IFS, BRCGS, FSSC 22000, IATF 16949, VDA 6.3, ISO 13485 oder eigene Regelwerke |
| Module | zehn, einzeln buchbar |
| Betrieb | Web-App im Browser, keine Installation |
| Hosting | in der Schweiz |
| KI | macht Vorschläge, Freigabe immer beim Kunden, keine Modelltrainings mit Kundendaten |
| Anmeldung | Microsoft Entra ID (SSO) oder E-Mail und Passwort |
| Preis | ab CHF 110 pro Monat nach Mitarbeitendenzahl, alle Benutzer inklusive |
| Testen | 30 Tage kostenlos |
| Offline | nein |
Fachlich geprüft von Dario Tomas, CEO von Digital Airways, früher Qualitätsmanager für ISO 9001 und 14001. Digital Airways ist nach ISO 9001:2015 zertifiziert. Stand .
Woran die Dokumentenlenkung im Alltag scheitert
- Im Laufwerk liegen drei Fassungen derselben Arbeitsanweisung, und niemand weiss, welche gilt
- Freigaben laufen per E-Mail und sind im Audit nicht mehr nachvollziehbar
- Ein Dokument wurde seit Jahren nicht überprüft, weil der Termin nirgends steht
- Ändert sich ein Prozess, bleiben die zugehörigen Dokumente auf dem alten Stand
QuKI
So lenken Sie Dokumente in QuKI
Das Modul Dokumentenmanagement ist die zentrale Lenkung aller QM-Dokumente und arbeitet eng mit dem Prozessmanagement zusammen.
Freigabe im Vieraugenprinzip
Erstellen und Freigeben sind getrennt. Eine zweite Person prüft und gibt frei, damit ist die Freigabe belegt.
Prüftermine
Für jedes Dokument legen Sie fest, wann es wieder überprüft wird. So bleibt die Dokumentation das ganze Jahr aktuell und nicht nur vor dem Audit.
Verknüpft mit den Prozessen
Dokumente sind mit den Prozessbeschreibungen verknüpft. Ändert sich das eine, sehen Sie sofort, was mitzieht.
Bereit für das Audit
Im Audit zeigen Sie die vollständige Kette von Erstellung, Prüfung, Freigabe und Version. Die Standardstatistik des Moduls zeigt den Stand auf einen Blick.
Vom Entwurf zur gültigen Fassung
- 1
Erstellen
Dokument anlegen oder ein bestehendes übernehmen und dem Prozess zuordnen.
- 2
Prüfen
Eine zweite Person prüft den Inhalt.
- 3
Freigeben
Mit der Freigabe wird die neue Version gültig.
- 4
Überprüfen
Zum Prüftermin wird das Dokument erneut überprüft und bei Bedarf überarbeitet.
Was sich für Sie ändert
- Alle arbeiten mit der gültigen Fassung, nicht mit einer Kopie vom Laufwerk
- Jede Freigabe ist belegt, ohne E-Mail-Verlauf
- Dokumentenstand und Prozessstand widersprechen sich nicht mehr
- Die Auditvorbereitung wird zur Abfrage, nicht zur Suche
Informationsblatt zu QuKI herunterladen
Alle Module und Funktionen kompakt als PDF, direkt in Ihr Postfach.
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Häufige Fragen
Wann muss ein Dokument gelenkt werden?
Immer dann, wenn es zum QM-System gehört, also wenn die Norm es verlangt oder wenn Sie es für die Wirksamkeit Ihres Systems als notwendig bestimmt haben. Typisch sind Qualitätspolitik, Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Formulare und Prüfvorschriften. Auch Dokumente externer Herkunft, etwa Normen oder Kundenvorgaben, gehören dazu, soweit Sie sie für das QM-System brauchen.
Welche Dokumente verlangt die ISO 9001?
Die ISO 9001:2015 verlangt kein QM-Handbuch mehr, aber eine Reihe dokumentierter Informationen. Dazu gehören der Anwendungsbereich des QM-Systems, die Qualitätspolitik und die Qualitätsziele sowie Nachweise wie Kompetenzen, Auditprogramm und Auditergebnisse, Ergebnisse der Managementbewertung und Korrekturmassnahmen. Welche Prozessdokumente Sie darüber hinaus brauchen, bestimmen Sie selbst.
Reicht SharePoint für die Dokumentenlenkung?
SharePoint ist ein guter Ablageort und versioniert Dateien. Für eine Dokumentenlenkung nach ISO 9001 braucht es zusätzlich die Freigabe im Vieraugenprinzip, Gültigkeit, Prüftermine und den Bezug zu Prozessen und Audits. Das lässt sich in SharePoint mit eigenem Aufwand nachbauen, in QuKI ist es vorhanden. QuKI läuft dabei nicht in SharePoint oder Microsoft 365, sondern als eigene Web-App im Browser, Ihre Leute melden sich aber mit dem Microsoft-Konto an.
Wie lange müssen Aufzeichnungen aufbewahrt werden?
Die ISO 9001 nennt keine festen Fristen. Sie legen die Aufbewahrung selbst fest und berücksichtigen dabei gesetzliche und vertragliche Vorgaben, etwa Anforderungen Ihrer Kunden oder aus der Produkthaftung. Wichtig ist, dass die Regel festgelegt ist und eingehalten wird.
Können wir unsere bestehenden Dokumente übernehmen?
Ja. Bestehende Dokumente und Prozessbeschreibungen können übernommen werden. Wie umfangreich das ist, klären wir im Erstgespräch, denn davon hängt der Aufwand beim Start ab.
Wir haben noch kein QM-System. Womit fangen wir an?
Dann beginnen Sie beim ISO 9001 Builder. Er begleitet den Aufbau eines QM-Systems bis zur Zertifizierung, mit Lernmodulen und einem KI-Assistenten, der Ihre Dokumentation erstellt. QuKI ist das System für den laufenden Betrieb danach.
Die gültige Fassung, ohne Suchen.
Wir zeigen Ihnen in 30 Minuten, wie Versionierung, Freigabe und Prüftermine in QuKI zusammenspielen. An Ihren eigenen Abläufen, ohne Verkaufsdruck.
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