Ein Dossier pro Person
Stammdaten, Vertrag, Pensum, Lohn und Dokumente stehen an einem Ort, dazu Beurteilungen und Arbeitszeugnis.
Personalverwaltung und digitales Personaldossier, sicher in der Schweiz gehostet
Stammdaten, Vertrag und Dokumente jeder Person liegen in einem Dossier, und jede Änderung trägt ein Gültig-ab-Datum. Wer was sieht, regeln Rollen, und Ein- und Austritte laufen über Checklisten.
30 Minuten, kostenlos, an Ihren eigenen Abläufen
Kurz erklärt
Was leistet eine Software für die Personalverwaltung?
Eine Personalverwaltungssoftware führt Stammdaten, Verträge und Dokumente der Mitarbeitenden in einem digitalen Personaldossier statt in Ordnern und Excel-Listen. In der Schweiz darf der Arbeitgeber dabei nur Daten bearbeiten, die die Eignung für die Stelle betreffen oder für den Arbeitsvertrag nötig sind (Art. 328b OR). CrewDeck von Digital Airways verbindet das Personaldossier mit Zeiterfassung, Abwesenheiten und Organigramm, regelt den Zugriff über Rollen und ist in der Schweiz gehostet.
| Produkt | CrewDeck, Zeiterfassung und HR-Software |
|---|---|
| Anbieter | Digital Airways GmbH, Basel |
| Recht | Grenzwerte aus ArG und ArGV mit Gesetzesreferenz, Feiertage aller 26 Kantone |
| Umfang | Zeiterfassung, Abwesenheiten, Spesen, Lohnübersicht, Rekrutierung, Organigramm |
| Betrieb | Web-App im Browser, keine Installation |
| Hosting | Microsoft Azure Schweiz |
| KI | auf Klick, über Azure AI, entscheidet nie selbst, keine Modelltrainings mit Kundendaten |
| Anmeldung | Microsoft Entra ID, Google Workspace oder E-Mail, Zwei-Faktor als Pflicht einstellbar |
| Datenschutz | Auskunft nach Art. 25 DSG als Export, geprüftes Änderungsprotokoll, keine Verhaltensüberwachung |
| Nicht enthalten | Lohnlauf und Schichtplanung. Arbeitszeiten als CSV und PDF exportierbar |
Fachlich geprüft von Dario Tomas, CEO von Digital Airways, früher Qualitätsmanager für ISO 9001 und 14001. Digital Airways ist nach ISO 9001:2015 zertifiziert. Stand .
Wo die Personalverwaltung heute verstreut ist
- Personalakten liegen in Ordnern, Mails und auf verschiedenen Laufwerken
- Wer welche Personaldaten sehen darf, ist nirgends sauber geregelt
- Eine Lohn- oder Pensumänderung ist eingetragen, aber niemand weiss mehr, ab wann sie galt
- Bei Ein- und Austritten geht jedes Mal ein Schritt vergessen
CrewDeck
So führen Sie die Personalverwaltung in CrewDeck
Änderungen mit Gültig-ab-Datum
Jede Änderung an Lohn, Pensum oder Abteilung erhält ein Gültig-ab-Datum und einen Eintrag im Änderungsprotokoll. So ist jederzeit klar, was wann galt.
Rollen und Rechte
Wer welche Personaldaten sieht, ist über Rollen geregelt. Vorgesetzte sehen ihr Team, HR sieht mehr, und beides ist nachvollziehbar protokolliert.
Ein- und Austritt mit Checkliste
Onboarding und Austritt laufen über Checklisten. Neue erfassen ihre Stammdaten selbst über einen Link, der Vertrag entsteht aus einer Vorlage und wird am Bildschirm unterschrieben.
Organigramm und Stellenplan
Die Struktur Ihres Betriebs mit Vorgesetzten und Stellvertretungen, dazu der Stellenplan. Daraus ergeben sich die Freigabewege für Ferien und Spesen.
Auskunft nach Art. 25 DSG
Verlangt eine Person Auskunft, entsteht ein vollständiger Export ihrer Daten, mit allen Versionen und Korrekturen.
Was sich für Sie ändert
- Alle Personaldaten an einem Ort statt in Ordnern und Laufwerken
- Jede Änderung ist mit Datum und Namen nachvollziehbar
- Ein- und Austritte laufen jedes Mal gleich vollständig ab
- Eine Auskunftsanfrage nach DSG ist ohne Sucharbeit beantwortet
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Häufige Fragen
Was gehört in ein Personaldossier?
Alles, was für das Arbeitsverhältnis nötig ist, etwa Personalien, Vertrag und Vertragsänderungen, Lohn, Beurteilungen und Arbeitszeugnisse. Was die Eignung für die Stelle nicht betrifft und für den Vertrag nicht nötig ist, gehört nach Art. 328b OR nicht hinein.
Dürfen Mitarbeitende ihr Personaldossier einsehen?
Ja. Nach Art. 25 DSG hat jede Person Anspruch auf Auskunft über die Daten, die über sie bearbeitet werden. CrewDeck stellt diese Auskunft als vollständigen Export bereit, mit allen Versionen und Korrekturen.
Wie lange muss ein Personaldossier aufbewahrt werden?
Eine einheitliche Frist für das ganze Dossier gibt es nicht. Arbeitszeitunterlagen sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1), Lohnunterlagen als Buchungsbelege zehn Jahre (Art. 958f OR), alles andere nur so lange wie nötig. CrewDeck ersetzt keine Rechtsberatung, die Verantwortung für Aufbewahrung und Löschung bleibt beim Arbeitgeber.
Sieht ein anderer Kunde unsere Personaldaten?
Nein. Jeder Kunde sieht ausschliesslich seine eigenen Daten. Die Trennung greift auf Datenbankebene, ein eigener Test wacht darüber.
Können wir bestehende Personaldaten aus Excel übernehmen?
Ja. Die Stammdaten lassen sich über eine Excel-Vorlage importieren. Vertrag, Pensum und weitere Angaben ergänzen Sie danach im Dossier.
Rechnet CrewDeck auch die Löhne?
Nein. CrewDeck führt eine Lohnübersicht mit Lohnbändern und Szenarien. Lohnanträge laufen über Teamleitung, HR und Geschäftsleitung, und das Schreiben zur Lohnänderung entsteht direkt daraus. Einen Lohnlauf rechnet CrewDeck nicht, und eine Lohnschnittstelle gibt es nicht.
Ein Dossier pro Person, statt Ordner und Laufwerke.
Wir zeigen Ihnen in 30 Minuten Personaldossier, Rollen und Organigramm in CrewDeck, an Ihren eigenen Abläufen.
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