Arbeitszeiterfassung in der Schweiz: Was Pflicht ist und was das Arbeitsinspektorat prüft

Ja, die Arbeitszeiterfassung ist in der Schweiz Pflicht. Arbeitgeber müssen für alle Mitarbeitenden, die dem Arbeitsgesetz unterstehen, die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt Lage, Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie Pausen ab einer halben Stunde festhalten und diese Unterlagen mindestens fünf Jahre aufbewahren (Art. 46 ArG, Art. 73 ArGV 1). Erleichterungen gibt es nur unter engen Bedingungen, als vereinfachte Erfassung nach Art. 73b ArGV 1 oder als Verzicht mit Gesamtarbeitsvertrag nach Art. 73a ArGV 1.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was genau erfasst werden muss, welche der drei Varianten für wen gilt, wer gar nicht erfassen muss und worauf das kantonale Arbeitsinspektorat bei einer Kontrolle achtet.

Die gesetzliche Grundlage

Die Pflicht steht in Art. 46 des Arbeitsgesetzes (ArG). Der Arbeitgeber hat Verzeichnisse oder andere Unterlagen, aus denen die für den Vollzug des Gesetzes nötigen Angaben hervorgehen, den Vollzugs- und Aufsichtsorganen zur Verfügung zu halten. Welche Angaben das sind, regelt Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1). Die beiden Erleichterungen in Art. 73a und 73b ArGV 1 gelten seit dem 1. Januar 2016.

Wichtig für die Praxis ist ein Hinweis aus der Wegleitung des SECO zur ArGV 1. Auch flexible Modelle wie Gleitzeit, monatliche Sollarbeitszeit oder Jahresarbeitszeit erlauben es nicht, auf die Aufzeichnung der individuell geleisteten Arbeitszeit zu verzichten. Wer «Vertrauensarbeitszeit» lebt, ist deshalb nicht automatisch von der Erfassung befreit.

Was nach Art. 73 ArGV 1 erfasst werden muss

Art. 73 Abs. 1 ArGV 1 verlangt alle Angaben, die für den Vollzug des Gesetzes nötig sind. Namentlich aufgeführt sind

• die Personalien der Mitarbeitenden, die Art der Beschäftigung sowie Ein- und Austritt (Bst. a und b),
• die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage, also Beginn und Ende (Bst. c),
• die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit sie nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen (Bst. d),
• Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr (Bst. e),
• die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und Zeitzuschläge (Bst. h),
• bei Nachtarbeit und Mutterschaft zusätzlich betriebliche Abweichungen, Regelungen zum Zeitzuschlag sowie die Ergebnisse medizinischer Abklärungen und der Risikobeurteilung (Bst. f, g, i und j).

Die Liste ist laut SECO nicht abschliessend. Nach Abs. 3 dürfen die Behörden auch weitere Unterlagen einsehen, etwa die Buchhaltung zur Prüfung der Lohnzuschläge, und sie bei Bedarf mitnehmen.

Aufbewahrung. Verzeichnisse und Unterlagen sind nach Ablauf ihrer Gültigkeit mindestens fünf Jahre aufzubewahren (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1). Die Frist beginnt also nicht mit dem Erfassen, sondern erst, wenn die Unterlage nicht mehr gilt.

Die Grenzwerte selbst, also 45 oder 50 Stunden Höchstarbeitszeit, Überzeit, Pausen und Ruhezeit, stehen in anderen Artikeln. Mit unserem Überzeit-Rechner prüfen Sie eine Woche gegen diese Grenzen, mit Angabe des jeweiligen Artikels.

Die drei Varianten im Vergleich

	Volle Erfassung	Vereinfachte Erfassung	Verzicht
Rechtsgrundlage	Art. 73 ArGV 1	Art. 73b ArGV 1	Art. 73a ArGV 1
Was erfasst wird	Tägliche und wöchentliche Arbeitszeit mit Beginn und Ende, Überzeit, Pausen ab 30 Minuten, Zuschläge	Nur die tägliche Arbeitszeit, bei Nacht- und Sonntagsarbeit zusätzlich Beginn und Ende	Keine Arbeitszeitangaben nach Bst. c bis e und h
Für wen	Alle, die dem Arbeitsgesetz unterstehen	Wer die Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selbst festlegt, als Richtwert mindestens ein Viertel	Wer grosse Autonomie hat und die Arbeitszeit mehrheitlich selbst festlegt
Lohngrenze	Keine	Keine	Bruttojahreseinkommen über 120 000 Franken inklusive Boni, bei Teilzeit anteilsmässig
Grundlage	Gesetz	Vereinbarung mit Arbeitnehmervertretung oder Mehrheit der Mitarbeitenden, unter 50 Mitarbeitenden auch einzeln schriftlich	Gesamtarbeitsvertrag plus individuelle schriftliche Vereinbarung
Zusätzliche Pflichten	Aufbewahrung fünf Jahre	Massnahmen zur Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeiten, paritätisches Verfahren oder jährliches Endjahresgespräch	Massnahmen zum Gesundheitsschutz, interne Anlaufstelle, Verzeichnis der Betroffenen mit Einkommen

Vereinfachte Erfassung nach Art. 73b ArGV 1

Die vereinfachte Erfassung vereinbart der Arbeitgeber mit der Arbeitnehmervertretung oder, wo es keine gibt, mit der Mehrheit der Mitarbeitenden des Betriebs. Sie gilt für Personen, die ihre Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selbst festsetzen können. Die SECO-Wegleitung nennt als Richtwert mindestens ein Viertel der Arbeitszeit. Erfasst wird dann nur noch die tägliche Arbeitsdauer. Bei Nacht- und Sonntagsarbeit müssen Beginn und Ende trotzdem festgehalten werden.

Die Vereinbarung muss die betroffenen Kategorien nennen, besondere Bestimmungen zur Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeiten enthalten und ein paritätisches Verfahren zur Überprüfung festlegen. In Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden geht es auch einzeln und schriftlich. Dann muss die Vereinbarung auf die geltenden Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen hinweisen, und jedes Jahr ist ein Endjahresgespräch zur Arbeitsbelastung zu führen und zu dokumentieren. Wer trotz Vereinbarung vollständig erfassen möchte, darf das, und der Arbeitgeber muss dafür ein geeignetes Instrument bereitstellen (Abs. 4).

Verzicht nach Art. 73a ArGV 1

Ganz auf die Erfassung verzichten können nur Mitarbeitende, für die ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV) diese Möglichkeit vorsieht. Der GAV muss von der Mehrheit der repräsentativen Arbeitnehmerorganisationen unterzeichnet sein und besondere Massnahmen zum Gesundheitsschutz sowie eine interne Anlaufstelle für Fragen zur Arbeitszeit vorsehen. Zusätzlich müssen drei Bedingungen für die einzelne Person erfüllt sein. Sie hat grosse Autonomie und legt ihre Arbeitszeit mehrheitlich selbst fest, sie verdient brutto mehr als 120 000 Franken im Jahr inklusive Boni, und sie hat den Verzicht schriftlich und individuell vereinbart. Beide Seiten können diese Vereinbarung jährlich widerrufen.

Ohne GAV gibt es also keinen Verzicht, auch nicht bei hohem Lohn. Für viele KMU bleibt deshalb nur die volle oder die vereinfachte Erfassung. Wichtig in beiden Fällen ist, dass die Vorschriften zu Arbeits- und Ruhezeiten unverändert gelten. Es entfällt nur ein Teil der Dokumentation, nicht der Schutz.

Wer gar nicht erfassen muss

Die Pflicht gilt nur für Personen und Betriebe, die dem Arbeitsgesetz unterstehen. Nicht unterstellt sind nach Art. 3 Bst. d ArG unter anderem Personen mit einer höheren leitenden Tätigkeit. Gemeint ist laut Art. 9 ArGV 1, wer aufgrund seiner Stellung und Verantwortung über weitreichende Entscheidungsbefugnisse verfügt oder Entscheide von grosser Tragweite massgeblich beeinflusst. Die Kontroll-Checkliste des SECO fragt dazu, ob die Person zur obersten Führungskategorie gehört und ob nur eine relativ geringe Zahl von Mitarbeitenden so eingestuft ist. Ein Kadertitel allein reicht nach diesen Kriterien nicht.

Ebenfalls ausgenommen sind nach Art. 2 und 3 ArG etwa die Verwaltungen von Bund, Kantonen und Gemeinden (mit Vorbehalten), Betriebe der landwirtschaftlichen Urproduktion, private Haushalte, Heimarbeitnehmende, Handelsreisende sowie Personen mit wissenschaftlicher oder selbständiger künstlerischer Tätigkeit.

Was das Arbeitsinspektorat prüft

Für den Vollzug sind die Kantone zuständig (Art. 41 ArG), in der Praxis das kantonale Arbeitsinspektorat. Es hat Zutritt zu allen Räumen des Betriebs und darf Mitarbeitende ohne Anwesenheit Dritter befragen (Art. 45 ArG, Art. 72 ArGV 1). Arbeitgeber und Mitarbeitende sind zur Auskunft verpflichtet.

Einen guten Eindruck vom Ablauf gibt die Checkliste, die das SECO den Arbeitsinspektoraten für die Kontrolle der Arbeitszeiterfassung zur Verfügung stellt. Sie klärt zuerst, welche Gruppen es im Betrieb gibt, also höhere leitende Angestellte, Mitarbeitende mit Verzicht, mit vereinfachter und mit voller Erfassung. Danach prüft sie je Gruppe.

• Volle Erfassung. Sind Lage und Dauer der Arbeitsphasen erfasst, ebenso die Pausen ab 30 Minuten, die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit, Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie allfällige Lohn- und Zeitzuschläge?
• Vereinfachte Erfassung. Liegt eine gültige Vereinbarung vor, wurde das Endjahresgespräch geführt und dokumentiert, steht ein geeignetes Erfassungsinstrument bereit, und werden tägliche Höchstarbeitszeit, Höchstzahl Arbeitstage in Folge und Überzeit eingehalten?
• Verzicht. Gibt es einen gültigen GAV, die individuellen Vereinbarungen, das Verzeichnis der Betroffenen und die interne Anlaufstelle, und ist die Autonomie plausibel?
• Höhere leitende Tätigkeit. Sind die Kriterien tatsächlich erfüllt?

Stellt das Inspektorat Mängel fest, macht es den Betrieb darauf aufmerksam und verlangt die Einhaltung. Wird dem nicht Folge geleistet, erlässt die kantonale Behörde eine Verfügung mit Strafandrohung nach Art. 292 StGB (Art. 51 ArG). Vorsätzliche Verstösse gegen die Vorschriften zur Arbeits- und Ruhezeit sind zudem strafbar (Art. 59 ArG).

Genügt eine Excel-Tabelle?

Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Werkzeug vor, es spricht von «Verzeichnissen oder anderen Unterlagen». Die SECO-Wegleitung verlangt aber, dass die Unterlagen klar und verständlich aufgebaut sind, sich rasch überprüfen lassen und während der ganzen Aufbewahrungsfrist schriftlich oder in vereinbarter Form vorgelegt werden können. Eine sauber geführte Excel-Tabelle kann das erfüllen.

In der Praxis stösst Excel an Grenzen. Eine Tabelle zählt Stunden, aber sie merkt nicht von selbst, wenn zwischen zwei Einsätzen keine 11 Stunden Ruhe lagen oder eine Pause zu kurz war. Korrekturen überschreiben den alten Wert, ohne dass nachvollziehbar bleibt, wer was geändert hat. Sollzeiten hängen an den kantonalen Feiertagen, die jedes Jahr neu gepflegt werden müssen, eine Übersicht finden Sie unter Feiertage Schweiz 2027. Und fünf Jahre Dateien für jede Person vollständig bereitzuhalten, ist aufwendig.

Genau hier setzt CrewDeck von Digital Airways an. Die Zeiterfassung erfasst Kommen und Gehen im Browser oder am Terminal, die Feiertage aller 26 Kantone sind hinterlegt. CrewDeck prüft die Zeiten nach Arbeitsgesetz, also Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeit und Tagesrahmen, und nennt bei jeder Warnung den Artikel. Korrekturen entstehen als neue Version mit Begründung, und den Zeitnachweis nach Art. 73 ArGV 1 exportieren Sie als CSV oder PDF, etwa für eine Kontrolle. Die Verantwortung für die Einhaltung bleibt beim Arbeitgeber.

Häufige Fragen zur Zeiterfassungspflicht

Gilt die Pflicht auch für kleine Betriebe?

Ja. Das Arbeitsgesetz kennt für die Erfassung keine Mindestgrösse. Die Betriebsgrösse spielt nur bei der vereinfachten Erfassung eine Rolle. Unter 50 Mitarbeitenden darf sie auch einzeln und schriftlich vereinbart werden.

Müssen Kaderleute ihre Arbeitszeit erfassen?

In der Regel ja. Befreit sind nur Personen mit einer höheren leitenden Tätigkeit nach Art. 3 Bst. d ArG und Art. 9 ArGV 1, also die oberste Führungsebene mit weitreichenden Entscheidungsbefugnissen. Für übrige Kaderleute kommen nur die vereinfachte Erfassung oder, mit GAV, der Verzicht in Frage.

Kann man ohne GAV auf die Zeiterfassung verzichten?

Nein. Der Verzicht nach Art. 73a ArGV 1 setzt zwingend einen Gesamtarbeitsvertrag voraus. Ohne GAV bleibt die vereinfachte Erfassung nach Art. 73b ArGV 1, bei der nur die tägliche Arbeitsdauer festgehalten wird.

Befreit Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit von der Erfassung?

Nein. Laut SECO-Wegleitung erlauben flexible Arbeitszeitmodelle nicht, auf die Aufzeichnung der individuell geleisteten Arbeitszeit zu verzichten. Massgebend sind allein die Voraussetzungen von Art. 73a und 73b ArGV 1.

Wie lange müssen Zeiterfassungsdaten aufbewahrt werden?

Mindestens fünf Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1). Die Unterlagen müssen in dieser Zeit für das Arbeitsinspektorat lesbar und vollständig verfügbar sein.

Zählt bei der 120 000-Franken-Grenze der Bonus mit?

Ja. Art. 73a ArGV 1 spricht ausdrücklich vom Bruttojahreseinkommen einschliesslich Boni. Bei Teilzeit reduziert sich der Betrag anteilsmässig.

Möchten Sie sehen, wie eine Zeiterfassung aussieht, die diese Anforderungen im Alltag abbildet? In einer Demo von CrewDeck zeigen wir Ihnen in 30 Minuten Erfassung, Prüfung nach Arbeitsgesetz und Zeitnachweis.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die Rechtslage und ersetzt keine Rechtsberatung. Grundlage sind das Arbeitsgesetz, die ArGV 1 in der auf fedlex.admin.ch veröffentlichten Fassung sowie die Wegleitung und die Kontroll-Checkliste des SECO, Stand Oktober 2026. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an eine arbeitsrechtliche Fachperson oder an das Arbeitsinspektorat Ihres Kantons.