Vereinfachte Arbeitszeiterfassung nach Art. 73b ArGV 1: Voraussetzungen und Vereinbarung

Bei der vereinfachten Arbeitszeiterfassung nach Art. 73b ArGV 1 halten Sie für bestimmte Mitarbeitende nur noch die geleistete tägliche Arbeitszeit fest, also einen einzigen Wert pro Tag. Beginn, Ende und Pausen fallen weg, ausser bei Nacht- und Sonntagsarbeit. Voraussetzung ist, dass die betroffenen Personen ihre Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selbst festlegen, das SECO nennt als Richtwert mindestens ein Viertel. Und es braucht eine Vereinbarung, entweder kollektiv mit der Arbeitnehmervertretung oder der Mehrheit der Mitarbeitenden oder, in Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden, einzeln und schriftlich mit jeder Person.

Dieser Beitrag zeigt, für wen die vereinfachte Erfassung in Frage kommt, wie Sie die Vereinbarung abschliessen, was hineingehört und worauf das Arbeitsinspektorat bei einer Kontrolle achtet. Am Ende finden Sie eine Mustergliederung für die Vereinbarung. Den Überblick über alle drei Erfassungsvarianten gibt unser Beitrag Arbeitszeiterfassung in der Schweiz.

Was bei der vereinfachten Erfassung wegfällt

Seit dem 1. Januar 2016 kennt die Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz neben der vollen Erfassung zwei Erleichterungen, den Verzicht nach Art. 73a und die vereinfachte Erfassung nach Art. 73b. Für die meisten KMU ist die vereinfachte Erfassung die einzige realistische Erleichterung, denn der Verzicht setzt zwingend einen Gesamtarbeitsvertrag voraus.

	Volle Erfassung, Art. 73 ArGV 1	Vereinfachte Erfassung, Art. 73b ArGV 1
Tägliche Arbeitszeit	ja	ja, als Gesamtwert pro Tag
Beginn und Ende der Arbeit	ja	nein, ausser bei Nacht- und Sonntagsarbeit
Lage und Dauer der Pausen ab 30 Minuten	ja	nein
Wöchentliche Arbeitszeit, Ausgleichs- und Überzeit	ja	nicht gesondert, die Wochensumme lässt sich aus den Tageswerten bilden
Grundlage	Art. 46 ArG und Art. 73 ArGV 1, gilt ohne Vereinbarung	Art. 73b ArGV 1, nur mit Vereinbarung
Arbeits- und Ruhezeitvorschriften	gelten	gelten unverändert

Laut SECO-Wegleitung zu Art. 73b ist die Lage der Arbeits- und Ruhezeiten nicht mehr dokumentationspflichtig. Für Nacht- und Sonntagsarbeit bleiben Anfang und Ende festzuhalten, weil dort Kompensationen und kürzere Höchstarbeitszeiten gelten (Art. 73b Abs. 1 ArGV 1).

Wichtig ist, was nicht wegfällt. Die Höchstarbeitszeit, die Überzeitgrenzen, die Pausen nach Art. 15 ArG und die tägliche Ruhezeit gelten weiter. Es entfällt nur ein Teil der Dokumentation, nicht der Schutz. Wie viel Pause nach wie vielen Stunden vorgeschrieben ist, lesen Sie im Beitrag zur Pausenregelung in der Schweiz.

Wer in Frage kommt

Die vereinfachte Erfassung gilt nur für Mitarbeitende, die ihre Arbeitszeit «zu einem namhaften Teil selber festsetzen können» (Art. 73b Abs. 1 ArGV 1). Die SECO-Wegleitung präzisiert das.

• Richtwert ein Viertel. Das Kriterium ist erfüllt, wenn mindestens ein Viertel der Arbeitszeit frei bestimmt werden kann.
• Typische Funktionen. In der Regel sind das Personen im mittleren und oberen Kader oder in Funktionen, die nicht direkt in die Produktion oder die Leistungserbringung eingespannt sind.
• Gleitzeit genügt nicht. Dass ein Betrieb flexible Arbeitszeiten kennt, reicht allein nicht aus.
• Blockzeiten. Blockzeiten von höchstens 75 Prozent der Arbeitszeit schliessen die vereinfachte Erfassung nicht aus. Sie können das Kriterium aber nur erfüllen, wenn es darüber hinaus keine weiteren zeitlichen Vorgaben gibt, etwa Pflichtsitzungen ausserhalb der Blockzeiten oder Dienstreisen.

In der Regel nicht in Frage kommt die vereinfachte Erfassung deshalb für Personen, deren Arbeitszeit vom Schichtplan, von Öffnungszeiten oder vom Takt einer Anlage bestimmt wird. Gar nicht erfassen müssen Personen mit einer höheren leitenden Tätigkeit nach Art. 3 Bst. d ArG und Art. 9 ArGV 1, denn sie unterstehen den Arbeits- und Ruhezeitvorschriften nicht. Ein Kadertitel allein genügt dafür aber nicht.

Kollektiv oder einzeln, die zwei Wege zur Vereinbarung

	Kollektive Vereinbarung, Abs. 1 und 2	Einzelvereinbarung, Abs. 3
Für wen	Betriebe jeder Grösse	nur Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitenden
Vertragspartner	Arbeitnehmervertretung der Branche oder des Betriebs, sonst die Mehrheit der Mitarbeitenden	jede betroffene Person einzeln
Form	Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung, ohne Vertretung genehmigt durch die Mehrheit der Mitarbeitenden	schriftlich, laut Erläuterndem Bericht auch elektronisch
Pflichtinhalt	Arbeitnehmerkategorien, besondere Bestimmungen zur Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeiten, paritätisches Verfahren	Hinweis auf die geltenden Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen
Laufende Pflicht	periodischer Austausch zur Umsetzung	jährliches Endjahresgespräch zur Arbeitsbelastung, dokumentiert

Die Anforderungen an die kollektive Vereinbarung gehen laut SECO deutlich weiter als die an die Einzelvereinbarung. Für Betriebe unter 50 Mitarbeitenden ist die Einzelvereinbarung deshalb meist der einfachere Weg.

Wie gezählt wird. Für die Schwelle von 50 zählen laut SECO-Wegleitung Personen, nicht Stellenprozente. Ausgeliehene Arbeitnehmende zählen nicht mit. Als Betrieb gilt die selbständige organisatorische Einheit, Filialen sind keine eigenständigen Betriebe, und in einer Holding zählt die einzelne Gesellschaft.

So kommt eine kollektive Vereinbarung zustande

Gibt es im Betrieb eine gewählte Arbeitnehmervertretung, etwa eine Personalkommission, schliesst in der Regel sie die Vereinbarung mit dem Arbeitgeber ab. Fehlt eine solche Vertretung, beschreibt die SECO-Wegleitung folgenden möglichen Ablauf.

1. Die Mitarbeitenden bestimmen eine Projektgruppe. Wie sie bestellt wird, ist nicht vorgeschrieben, eine förmliche Wahl ist nicht nötig.
2. Der Arbeitgeber legt einen Vorentwurf der Vereinbarung vor, die Projektgruppe prüft ihn und verhandelt allfällige Änderungen.
3. Die Vereinbarung wird zur Abstimmung vorgelegt. Die Verordnung verlangt die Zustimmung der Mehrheit der Arbeitnehmenden des Betriebs, die SECO-Wegleitung spricht von der Mehrheit der betroffenen Mitarbeitenden. Im Zweifel holen Sie die Mehrheit der ganzen Belegschaft ein.

Halten Sie das Ergebnis der Abstimmung schriftlich fest. Bei einer Kontrolle fragt das Arbeitsinspektorat nach einer gültigen Vereinbarung.

Was in die Vereinbarung gehört

Bei der kollektiven Vereinbarung schreibt Art. 73b Abs. 2 ArGV 1 drei Inhalte vor.

• Arbeitnehmerkategorien. Die Vereinbarung legt genau fest, welche Funktionen oder Stellen den nötigen Grad an Zeitautonomie haben.
• Besondere Bestimmungen zur Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeiten. Die Wegleitung nennt als Beispiele, die Zustellung von E-Mails in der Nacht oder am Sonntag zu blockieren, nach Auslandreisen später mit der Arbeit zu beginnen oder eine Pausenkultur zu pflegen.
• Paritätisches Verfahren. Die Parteien legen frei fest, wie sie die Einhaltung überprüfen. Mindestens braucht es einen periodischen Austausch zwischen den Betroffenen oder ihrer Vertretung und dem Arbeitgeber.

Bei der Einzelvereinbarung verlangt Art. 73b Abs. 3 ArGV 1 einen Hinweis auf die geltenden Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen. Das SECO stellt dafür zwei Mustertexte bereit, die sich als Anhang der Vereinbarung verwenden lassen, einen für die Höchstarbeitszeit von 45 Stunden (Arbeitnehmende in industriellen Betrieben, Büropersonal, technische und andere Angestellte, Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels, Art. 9 Abs. 1 Bst. a ArG) und einen für 50 Stunden (alle übrigen Arbeitnehmenden).

Einen Mustervertrag des SECO für die Vereinbarung selbst gibt es nicht. So können die Betriebe laut SECO eine Lösung finden, die sich in ihre bestehenden Prozesse integrieren lässt.

Mustergliederung für eine Einzelvereinbarung

Die folgende Gliederung ist ein Vorschlag für Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitenden. Sie deckt die Vorgaben von Art. 73b ArGV 1 und die Prüffragen der SECO-Checkliste ab. Passen Sie sie an Ihren Betrieb an und lassen Sie sie im Zweifel von einer Fachperson prüfen.

1. Parteien. Arbeitgeber und Mitarbeiterin oder Mitarbeiter mit Funktion.
2. Grundlage. Vereinbarung über die vereinfachte Arbeitszeiterfassung nach Art. 73b Abs. 3 ArGV 1. Der Betrieb beschäftigt weniger als 50 Arbeitnehmende.
3. Zeitautonomie. Kurze Beschreibung, warum die Person mindestens rund ein Viertel ihrer Arbeitszeit selbst festlegt, etwa keine festen Präsenzzeiten ausserhalb der Blockzeiten.
4. Was erfasst wird. Täglich die geleistete Arbeitszeit als Gesamtwert, bei Nacht- und Sonntagsarbeit zusätzlich Beginn und Ende des Einsatzes, mit Angabe des Erfassungsinstruments.
5. Freiwillige volle Erfassung. Die Person darf weiterhin Beginn, Ende und Pausen erfassen, der Arbeitgeber stellt dafür ein geeignetes Instrument bereit (Art. 73b Abs. 4 ArGV 1).
6. Arbeits- und Ruhezeiten. Verweis auf den Hinweis des SECO im Anhang, 45 oder 50 Stunden, mit der Bestätigung, dass diese Bestimmungen unverändert gelten.
7. Endjahresgespräch. Jährliches Gespräch zur Arbeitsbelastung, mit Zeitpunkt und Art der Dokumentation.
8. Beginn und Beendigung. Ab wann die Vereinbarung gilt und wie sie aufgehoben wird, etwa bei einem Funktionswechsel ohne Zeitautonomie.
9. Unterschriften und Anhang. Datum, Unterschriften beider Seiten, Hinweis des SECO zu den Arbeits- und Ruhezeiten als Anhang.

Das Endjahresgespräch

Wer die vereinfachte Erfassung einzeln vereinbart, muss jedes Jahr ein Endjahresgespräch zur Arbeitsbelastung führen und dokumentieren (Art. 73b Abs. 3 ArGV 1). Es bietet sich an, das Gespräch mit dem ohnehin geplanten Mitarbeitergespräch zu verbinden und die Arbeitsbelastung dort als eigenen Punkt zu dokumentieren.

Sinnvolle Fragen sind etwa, wie viele Stunden im Schnitt pro Woche geleistet wurden, ob es Phasen mit sehr langen Tagen oder zu kurzen Ruhezeiten gab, ob die Zeitautonomie im Alltag tatsächlich besteht und ob die vereinfachte Erfassung weiter passt. Halten Sie Datum, Teilnehmende, die besprochenen Punkte und allfällige Massnahmen fest.

Was das Arbeitsinspektorat prüft

Das SECO stellt den Arbeitsinspektoraten eine Checkliste zur Kontrolle der Arbeitszeiterfassung zur Verfügung. Für die vereinfachte Erfassung fragt sie unter anderem danach,

• ob eine gültige Vereinbarung vorliegt und, bei kollektiven Vereinbarungen, die Person zur vereinbarten Kategorie gehört,
• ob plausibel ist, dass die Person ihre Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selbst festlegt,
• ob die besonderen Bestimmungen umgesetzt und kommuniziert sind und der paritätische Austausch regelmässig stattfindet,
• bei Einzelvereinbarungen, ob der Betrieb weniger als 50 Mitarbeitende hat und das Endjahresgespräch dokumentiert ist,
• ob ein Instrument für die freiwillige volle Erfassung bereitsteht,
• ob die tägliche Arbeitszeit erfasst ist und die Höchstgrenzen eingehalten werden,
• ob bei Nacht- und Sonntagsarbeit Beginn und Ende festgehalten sind.

Die Unterlagen sind nach Ablauf ihrer Gültigkeit mindestens fünf Jahre aufzubewahren (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1). Stellt das Inspektorat Mängel fest, verlangt es die Einhaltung, und wird dem nicht Folge geleistet, erlässt die kantonale Behörde eine Verfügung mit Strafandrohung (Art. 51 ArG).

Mit CrewDeck vereinfacht und trotzdem sicher erfassen

Die vereinfachte Erfassung spart Aufwand, das Risiko verschiebt sich aber. Wer nur noch das Tagestotal festhält, sieht ohne Hilfsmittel kaum, wann eine Woche über die Höchstarbeitszeit läuft oder die Überzeit sich aufs Jahr gefährlich summiert.

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Häufige Fragen zur vereinfachten Arbeitszeiterfassung

Was muss bei der vereinfachten Arbeitszeiterfassung erfasst werden?

Nur die geleistete tägliche Arbeitszeit, als ein Wert pro Tag. Bei Nacht- und Sonntagsarbeit kommen Beginn und Ende des Einsatzes dazu (Art. 73b Abs. 1 ArGV 1). Pausen müssen nicht mehr mit Lage und Dauer festgehalten werden, die Pausenvorschriften gelten aber weiter.

Wer darf vereinfacht erfassen?

Mitarbeitende, die ihre Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selbst festlegen. Als Richtwert nennt das SECO mindestens ein Viertel der Arbeitszeit. Flexible Arbeitszeiten im Betrieb allein reichen nicht.

Braucht es eine Vereinbarung mit jeder Person?

Nur bei der Einzelvereinbarung, die Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden offensteht. Sonst schliesst der Arbeitgeber eine kollektive Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung oder mit der Mehrheit der Mitarbeitenden ab.

Gibt es eine Vorlage des SECO für die Vereinbarung?

Nein. Das SECO stellt nur Mustertexte für den Hinweis auf die Arbeits- und Ruhezeiten bereit, die sich als Anhang verwenden lassen. Eine mögliche Gliederung für die Vereinbarung finden Sie oben in diesem Beitrag.

Was ist der Unterschied zwischen Art. 73a und Art. 73b?

Art. 73a erlaubt den vollständigen Verzicht auf die Erfassung, setzt aber einen Gesamtarbeitsvertrag, grosse Autonomie bei der Arbeit, mehrheitlich selbst festgelegte Arbeitszeiten, ein Bruttojahreseinkommen von mehr als 120 000 Franken inklusive Boni, bei Teilzeit anteilig, und eine schriftliche Einzelvereinbarung voraus. Art. 73b reduziert die Erfassung auf das Tagestotal, kennt keine Lohngrenze und braucht keinen GAV.

Darf ich trotz Vereinbarung alles erfassen?

Ja. Mitarbeitende dürfen Beginn, Ende und Pausen weiterhin aufzeichnen, und der Arbeitgeber muss dafür ein geeignetes Instrument zur Verfügung stellen (Art. 73b Abs. 4 ArGV 1).

Ihr nächster Schritt

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Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die Rechtslage und ersetzt keine Rechtsberatung. Grundlage sind das Arbeitsgesetz und die ArGV 1 in der auf fedlex.admin.ch veröffentlichten Fassung, die Wegleitung des SECO zu Art. 73b ArGV 1, der Erläuternde Bericht vom Oktober 2015 sowie die Mustertexte und die Kontroll-Checkliste des SECO, Stand Oktober 2026. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an eine arbeitsrechtliche Fachperson oder an das Arbeitsinspektorat Ihres Kantons.